A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo eletrônico que contém uma operação comercial de mercadorias ou prestação de serviços.

Ela tem por objetivo tornar dinâmico o controle sobre as Notas Fiscais, fornecendo dados confiáveis ao governo. É tranquilidade para quem a emite, segurança para quem a recebe e satisfação para o governo.

Se a empresa não possuir um sistema para emitir a NF-e, ela deverá comprar um. Seja através de empresas fornecedoras de soluções em software ou ainda adquirir um gratuito (muito provavelmente com algumas limitações).

Principais vantagens da NF-e 

• Substitui o bloco de notas conhecido como modelos “1” e “1/A”, utilizada entre pessoas jurídicas, e o modelo “4” que era a nota fiscal de produtor;
• Economia nas impressões, pois, somente será necessário imprimir o DANFE para acompanhar o transporte do produto, se aplicável;
• Visto ser eletrônico, não é necessária nenhuma logística para armazenar e recuperar arquivos físicos sobre a NF-e;
• Durante uma fiscalização, o fiscal acessa a internet e fornece a chave do DANFE, obtendo com segurança, todas as informações da mercadoria;
• Mesmo que a empresa tenha várias filiais, todas as NF-es poderão ser emitidas a partir de uma única filial, utilizando a assinatura digital credenciada da matriz;
• Não existe mais a necessidade de autorização de impressão de documento fiscal (AIDF).

1. Tenho que emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A obrigatoriedade de usar a NF-e, existe para praticamente qualquer empresa que emita Nota Fiscal, independente de seu porte.

Uma exceção é o micro empreendedor individual (MEI), que vende para pessoa física, pois está desobrigado de emitir a NF-e.  Mesmo que o MEI venda para uma pessoa jurídica, se esta emitir uma nota fiscal de entrada, o MEI ainda estará desobrigado da NF-e.

2. O que minha empresa precisa para emitir a NF-e?

Basicamente, para que sua empresa comece a emitir NF-e é necessário:

• Dispor de acesso à internet;
• Ter assinatura digital (padrão A1 ou A3);
• Credenciar-se perante a secretaria da fazenda de seu estado;
• Se já possuir um sistema de controle interno, adaptá-lo para as conformidades da NF-e;
• Se não possuir sistema algum, comprar um sistema emissor de NF-e ou utilizar algum gratuito.

3. Quantos itens posso informar na NF-e?

Cada NF-e poderá comportar até 990 (novecentos e noventa) itens.

Mas, o tamanho do arquivo eletrônico não poderá ultrapassar a 500 Kbytes, independente da quantidade de itens.

4. Quantas NF-es consigo transmitir ao mesmo tempo?

É possível transmitir ao mesmo tempo um lote de até 50 (cinquenta) NF-es. Neste exemplo, o tempo estimado para envio desse lote é de cerca de 3 (três) minutos.

Após a transmissão à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) é necessário que a NF-e seja validada.

5. O que acontece durante a validação da NF-e?

A SEFAZ verifica se sua empresa está credenciada e se enviou “tudo certinho”, nos campos obrigatórios. Qualquer deslize nesse aspecto fará a NF-e ser “rejeitada”. Nesse caso a SEFAZ “fecha os olhos” e apenas devolve a mesma como “rejeitada”, ignorando-a completamente. Resta a você fazer as correções e reenviá-la novamente, com a mesma numeração.

Contudo, se a NF-e estiver “redondinha”, mas sua empresa ou seu “cliente/fornecedor” estiver em débito com as obrigações fiscais, a SEFAZ “arregala os olhos” e “denega” a NF-e.

A numeração de uma NF-e denegada não pode mais ser reutilizada, pois, ficará gravada na SEFAZ. Nesse caso, dê um “abraço no gaiteiro” e regularize sua empresa perante o SEFAZ ou alerte seu cliente e/ou fornecedor para fazer o mesmo. Após a regularização, você poderá enviar a NF-e novamente, mas com outra numeração.

Considerando que sua empresa e seu cliente e/ou fornecedor, estejam regularizados perante o SEFAZ e sua NF-e esteja impecável, ela receberá o “carimbo” de “Autorizada para Uso”.

Agora com a NF-e autorizada, você já poderá imprimir o DANFE.

6. O que é o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que deve acompanhar a mercadoria durante seu transporte. Ele pode, basicamente, ser impresso em uma folha A4, ofício ou ainda em formulário contínuo.

7. Como faço para consultar qualquer NF-e enviada?

Para consultar qualquer NF-e, tenha em mãos a chave que está no DANFE e acesse este link.

A NF-e completa poderá ser consultada em até 180 (cento e oitenta) dias. Após esse período, somente alguns dados principais da NF-e estarão disponíveis para consulta.

8. O que é uma NF-e complementar?

Se em sua NF-e foram informados dados “a menos” do que realmente será transportado, você deve enviar uma NF-e complementar. Alguns casos típicos são os seguintes:

• A NF-e original foi emitida com quantidades, valores ou impostos menores do que na realidade;
• Houve correção de preço que altera o valor da mercadoria;
• Existe incompatibilidade entre o valor da operação envolvendo moedas estrangeiras.

Basicamente, a NF-e complementar deve conter a “diferença” que “faltou” na NF-e original. Nada menos e nada mais.

9. Para que serve a tal “Carta de Correção” (CC-e)?

Se for necessário corrigir de alguns dados específicos em uma NF-e transmitida, utilize a CC-e (Carta de Correção Eletrônica).

Saiba, no entanto, que a CC-e não pode ser transmitida com assuntos tratados exclusivamente pela NF-e complementar.

Alguns dados que podem ser tratados na CC-e, são:

• Pequenas correções no nome da Razão Social do cliente/fornecedor;
• Datas da NF-e (considerando o mesmo período de apuração do ICMS);
• Informações básicas sobre a Transportadora;
• Alguns dados do Endereço do cliente/fornecedor;
• Natureza de Operação (considerando a mesma natureza do imposto original);
• Código de Situação Tributária (considerando os mesmos valores fiscais);

10. Posso cancelar uma NF-e?

Uma NF-e somente poderá ser cancelada se ela ainda não estiver em trânsito.

Se for necessário cancelar a NF-e é importante saber que:

• Não há penalidades para a empresa que cancela uma NF-e em até 24 (vinte e quatro) horas após sua emissão;
• De 24 a 480 horas, a empresa estará sujeita às penalidades;
• Após 480 horas, além das penalidades pelo cancelamento “tardio” da NF-e, a operação torna-se mais difícil e “burocrática”.

11. Para aonde é transmitida a NF-e?

Além de ser transmitida eletronicamente para a SEFAZ, ela é enviada também para a Receita Federal. Se a operação comercial for entre estados diferentes uma cópia é enviada para Secretaria da Fazenda do estado de destino.

12. Como a NF-e chega ao meu cliente ou fornecedor?

Após assinada digitalmente, sua empresa deverá disponibilizar a NF-e para download ou encaminhá-la ao E-mail do comprador ou fornecedor.

13. Tenho que guardar uma cópia da NF-e?

Sim. Sua empresa precisa manter à disposição do fisco, os arquivos digitais das NF-es emitidas. A legislação prevê que qualquer documento fiscal seja guardado por mínimo 5 (cinco) anos.

14. Posso substituir o cupom fiscal pela NF-e?

Não. A NF-e não substitui o cupom fiscal e nem a nota fiscal a consumidor modelo “2”.

15. Como encontrar um bom sistema de NF-e?

É possível utilizar-se de sistemas de impressão de NF-e gratuitos e o “Gravíttem tax” é um deles. Acesse o LINK https://gravittem.com/produtos/tax/ e saiba como começar a usar de graça.

Agora, se você precisa de um sistema de gerenciamento completo de vendas e documentos fiscais, sua opção é o “Gravíttem store”. Conheça mais dos benefícios oferecidos, acessando o LINK https://gravittem.com/produtos/store/.

Para obter mais informações sobre NF-e e aprofundar-se no assunto, você também pode acessar este link.