Como realizar o monitoramento de equipes externas?

Você, prestador de serviços dos mais diversos ramos, fica sempre de cabelo em pé na hora de gerir a equipe e, principalmente, na questão de monitoramento de equipes externas? Não é para menos. Sempre foi muito complicado fazer esse monitoramento e enxergar onde estão as equipes externas em tempo real. Esse, inclusive, sempre foi um problema para os prestadores de serviços com equipes externas. A cobrança dos clientes que estão aguardando as visitas são constantes. Aliás, é a principal reclamação das empresas que atuam com equipes externas.

O bom monitoramento de equipes externas não se deve apenas por uma questão de qualidade da entrega do serviço. Mas serve também para proteção e segurança de suas equipes externas. Esse tipo de apoio é extremamente importante para as equipes. O resultado é traduzido em produtividade e, consequentemente, melhor qualidade de vida.

Como monitorar todo esse pessoal na rua?

Atualmente, a tecnologia trouxe inovações que facilitam muito a vida de todos os gestores que precisam fazer o monitoramento de equipes externas. Há ferramentas que monitoram diferentes aspectos das equipes externas. Entre eles, o desempenho, as vendas, a produtividade, a segurança e o bem-estar e a localização. Além da qualidade daquele serviço prestado, logo após a visita.

Essas plataformas permitem, de forma fácil e rápida, a troca de informações entre os gestores e as equipes externas. Assim é possível ter melhor controle e monitoramento de visitas, agendamentos, registro de repasses sobre os atendimentos, observações sobre cada cliente e até envio de notificações para as equipes externas determinadas para cada tarefa.

Utilizar softwares e ferramentas é uma opção de baixo custo para monitoramento de equipes externas, e possibilita o acesso aos dados 24h por dia, durante os sete dias da semana. Ter todo o processo digitalizado, torna sua empresa mais ágil, produtiva e com processos totalmente seguros.

Quando há utilização de carros, algumas empresa fazem o monitoramento de equipes externas diretamente pelo veículo. Outras também utilizam monitoramento em aparelhos de celular, com a identificação por GPS dos próprios aparelhos.

E quais erros não devemos cometer?

Como em todo processo de gerenciamento, erros também podem acontecer no monitoramento de equipes externas. Muitos desses problemas podem ser resolvidos com a tecnologia, conforme já comentamos.

Com as ferramentas corretas é possível evitar, por exemplo, problemas na rota da equipe externa, fazendo com que não haja atrasos e, consequentemente, reclamações de clientes. Outra questão que pode ser evitada com a tecnologia é localização da equipe externa. Sabendo onde estão e quais os próximos passos, o gestor pode direcionar a equipe da melhor maneira possível.

E como ter certeza que a visita realmente aconteceu? E lá vamos nós falar de tecnologia novamente. Com a ferramenta ideal, os gestores têm total controle das demandas. Inclusive com a assinatura do cliente e imagens do antes e depois do serviço. Além disso, esse tipo de integração diminui a quantidade de papéis que a equipe externa tem levar e submeter a qualquer clientes.

Gravíttem - Gerencie sua empresa com um sistema completo e eficiente

Pesquise e procure a ferramenta que mais se encaixa à sua empresa

Se está buscando uma ferramenta para monitoramento de equipes externas e que ajude a resolver os problemas citados neste texto, o Gravíttem fieldforce oferece uma tecnologia que ajuda na organização e gerenciamento de todo esse fluxo de trabalho.

Ao oferecer um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos, cada membro da equipe recebe as atividades pelo celular. Essas ferramentas integradas possibilitam anexar fotos, preencher check-lists, colher assinatura do cliente e muito mais. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada e armazenada em nuvem. Ou seja, quando um cliente ou técnico questionar sobre determinado serviço, basta digitar algum dado localizador, que o acesso será imediato. Bem diferente de ter que sair da mesa e procurar nas infinitas pastas e papéis impressos, não é?

Para os gestores, a solução Gravíttem netco oferece diversas ferramentas para auxiliar no monitoramento de equipes externas, como a mapa, que mostra em tempo real a posição geográfica da equipe. E tudo isso sem a necessidade da instalação de um rastreador no carro. Quando o cliente ligar perguntando onde o técnico está, o gestor pode responder com certeza, já que tem a visualização clara da localização. Com essa ferramenta também é possível validar que o técnico inicie e conclua o serviço somente no local onde está o cliente, com o registro e histórico de tudo.

O Gravíttem fieldforce é um aplicativo para monitoramento de técnicos em campo. Entre em contato pelo telefone (47) 3437-3312, WhatsApp (47) 99134-2776 ou pelo e-mail comercial@softin.com.br para saber mais.

Eric Montana

Formado em Publicidade e Propaganda, amante de livros e um bom café.