5 sinais de que você está perdendo dinheiro usando planilhas

Se você tem uma empresa, certamente já deve ter se deparado com algumas planilhas. Esse tipo de ferramenta é muito utilizado para reunir lançamentos, registros e dados variados da sua empresa.

O principal motivo dessa presença massiva de tabelas e planilhas Excel em empresas de todos os segmentos é que elas parecem práticas e fáceis de usar. Além disso, o Excel, que faz parte do pacote Office, tem custo muito baixo.

Em contrapartida, apostar toda a organização da sua empresa em uma ferramenta como uma planilha Excel é um tremendo risco que pode, de fato, comprometer seriamente a gestão do seu negócio. Imagina a dor de cabeça de ter dados corrompidos e perder os registros de meses de trabalho?

Diante desse cenário, criamos este artigo. Nele compartilhamos 5 sinais alarmantes de que você pode estar perdendo vendas e, claro, dinheiro, usando planilhas para administrar o seu empreendimento. Fique de olho!

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1. Não é fácil de usar colaborativamente

Ao gerenciar uma empresa é fundamental que os dados possam ser compartilhados e que os registros ou lançamentos aconteçam colaborativamente.

Vamos pensar em uma loja, por exemplo: Se apenas o gerente tem acesso às informações de estoque. O vendedor, terá seu trabalho dificultado por não poder acessar as informações de quantidades de determinado produto.

E isso se aplica a todos os setores e níveis hierárquicos. Mais que nunca, é preciso contar com informações organizadas e de modo dinâmico.

2. Não são atualizadas automaticamente

Se acaso você segue utilizando planilhas em Excel sabe que elas não são facilmente atualizadas. Todos os lançamentos ocorrem manualmente. Além disso, elas não guardam um histórico de alterações. Assim, os dados que você informar hoje, substituem os de ontem. Desse modo, é muito mais difícil ter um panorama completo da sua empresa.

Ao passo que as planilhas engessam processos, um sistema online pode ser facilmente utilizados por gestores, vendedores ou prestadores de serviço. Ademais, os dados são armazenados de forma segmentada por setor e período, permitindo que você tenha controles muito mais seguros e efetivos e dando mais agilidade ao dia a dia da empresa. E, sobretudo, servindo de base para a tomada de decisões.

3. Elas têm um formato limitado

Um dos grandes problemas do Excel é a limitação de formato. As planilhas podem ser salvas, alteradas ou exportadas. No entanto, não é possível conectá-las com outras planilhas ou plataformas.

Por exemplo, imagine que todas as suas vendas são registradas em um planilha. Já as compras de mercadoria estão em outra planilha. Por fim, as despesas da empresa em uma terceira. Como reunir todos esses dados ou alimentar todas essas planilhas se deixar nenhuma informação passar despercebida?

4. As chances de erro são maiores

Quando muitas pessoas precisam ter acesso e inserir informações em uma tabela, as chances de erros são enormes. Afinal, tudo ocorre manualmente. As falhas podem ocorrer ao inserir dados em uma versão que não é a atualizada.

Por exemplo, é possível que os dados sejam corrompidos ou desconfigurados ao enviar de um computador a outro. E por incrível que pareça, isso é bem comum!

5. Não são escaláveis

Se você chegou até aqui, é porque talvez considere que as planilhas que você usa hoje não atendem tão bem assim as suas demandas. O Excel é para trabalhos acadêmicos e levantamento de poucos dados.

A medida que sua empresa cresce, que você vende mais, que tem mais clientes, mais fornecedores é fundamental investir em performance.

Uma empresa que está crescendo não pode contar apenas com uns poucos recursos gráficos e fórmulas de soma. É preciso encontrar soluções tecnológicas desenvolvidas especialmente para a gestão empresarial. Esse tipo de solução acompanha o crescimento do seu negócio. Proporcionando maior agilidade, integração e comunicação entre setores e descomplicando o dia a dia da sua equipe.

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Eric Montana

Formado em Publicidade e Propaganda, amante de livros e um bom café.