A ordem de serviço (OS) é um documento – físico ou digital – emitido dentro de uma empresa ou de uma companhia para a outra. A função é descrever todas as informações referentes a um serviço prestado. É algo formalizando a execução de uma tarefa específica.

Podemos citar como exemplo, um gerente de uma empresa de manutenção de elevadores recebe um chamado de um cliente e precisa enviar uma equipe externa de atendimento. Neste momento, a prestadora de serviço emite uma ordem de serviço com os dados referentes à demanda.

Mas você sabe quais os dados que não podem faltar de jeito nenhum em uma ordem de serviço? Listamos cinco dados essenciais para que ela seja eficiente e completa.

1. O que vamos fazer no cliente?

Ao receber um chamado para uma manutenção, por exemplo, é preciso especificar qual o tipo de manutenção será realizada. Todos os detalhes devem ser incluídos. Mesmo em caso de vistorias ou manutenção preventiva, o gestor precisa detalhar qual será a função realizada. É interessante também fazer um check-list que será prestado, em tópicos mesmo, para que o tanto o técnico quanto o cliente tenham a noção de tudo que será visto.

2. Dados do técnico

Toda ordem de serviço que se preze precisa conter o nome completo do funcionário e outros dados importantes, para que o cliente tenha em mãos quem realizou o serviço, para eventuais contatos. Dependendo do ramo da sua empresa e da forma como presta o serviço, o melhor é que não se tenha o contato telefônico do técnico na ordem de serviço. O ideal é que todo o contato seja feito diretamente na central de atendimento da empresa.

3. Data e hora

Nossa ordem de serviço já tem as funções que serão realizadas e informações sobre o técnico. Não podemos esquecer da data. Com ela, a documentação do serviço prestado será realizada da melhor forma possível, facilitando a busca pela OS em outros momentos. Em relação ao horário, é importante constar na Ordem de Serviço, para que se tenha o controle de jornada do prestador e o tempo gasto naquele serviço.

4. Assinaturas

Todo mundo tem que assinar a ordem de serviço. O prestador, por ter feito o trabalho e o cliente – a pessoa responsável por acompanhar, liberar ou avaliar o serviço realizado – que dá o aval final em relação ao trabalho realizado.

5. Dados e histórico do cliente

Por fim, não podemos esquecer dos dados do cliente. Desde os mais simples, como nome, responsável, endereço e contatos, até os que especificam o tipo de trabalho que será realizado. O histórico é um ponto bem interessante para constar em uma ordem de serviço. Com esse dado, o técnico terá as informações sobre o cliente em uma mesma OS. Isso auxilia a entender os problemas que já atrapalharam esse cliente.

Tenha sua ordem de serviço na nuvem

A tendência é não se utilizar mais papel para diversos processos em empresas. E a ordem de serviço digital cumpre bem essa função.

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