Administrar a ordem de serviço é uma tarefa que exige uma boa dose de empenho e dedicação, já que é por meio dela que as atividades da sua assistência técnica devem ser realizadas.

Com o intuito de te ajudar nisso, selecionamos 4 dicas que poderão otimizar não só a OS, mas também outros setores do seu negócio.

1. Utilize um software de gestão

A melhor forma de gerir as ordens de serviço é implantar um software que possa administrar todos os dados que serão descritos no documento com praticidade.

Assim, a OS pode ser gerada automaticamente, a partir da inserção de informações básicas, preenchendo o documento conforme suas necessidades.

Afinal, é comum, em serviços específicos, registrar ações relevantes durante a execução de uma ordem de serviço. Para isso, por meio de um sistema de gestão, você pode anotar ocorrências no documento, e deixá-las expostas ou não, dependendo da gravidade do problema.

Além de simplificar a emissão da OS, também é possível integrá-la com o controle de estoque, por exemplo, melhorando a consulta e o armazenamento. Confira mais alguns benefícios de um software de gestão:

• Informações separadas e ordenadas por setor;
• Conteúdo mais compacto;
• Observações e instruções descritas corretamente;
• Documentos com a logo da assistência técnica.

2. Evite erros

A fim de prevenir falhas no processo, a OS deve ser preenchida com bastante atenção, pois o documento possui um grande número de descrições, dados e valores. Selecione uma pessoa capacitada que possa completar as lacunas corretamente sem omitir informações por falta de atenção, com o intuito de não comprometer o trabalho do técnico e causar a insatisfação dos clientes.

Quanto menos tempo for consumido para emitir uma ordem de serviço, mais produtividade sua assistência terá. Uma OS correta permite que você possa administrar seus negócios de forma eficiente.

Deixe claro para a equipe a importância de relatar falhas na OS o mais rápido possível, evitando, dessa forma, problemas mais graves na manutenção dos produtos.

3. Planeje as manutenções

É importante que você estipule um bom plano de ação na sua OS, como as ações listadas abaixo:

• Defina os procedimentos que serão realizados;
• Descreva os equipamentos e peças necessárias para o conserto/manutenção;
• Veja se é necessário utilizar algum equipamento de proteção individual para executar a tarefa;
• Tenha um plano B, caso ocorra algum problema e seja preciso esticar o prazo de entrega do serviço.

Com essas ações você consegue cobrir qualquer ocorrência. Além disso, quando os técnicos sabem onde encontrar o que precisam e qual é o melhor procedimento para trabalharem, sua assistência ganha em produtividade e rapidez.

4. Integre as ordens de serviço com o financeiro

Ao informatizar suas ordens de serviço você consegue realizar a integração entre vários setores em uma única tela, permitindo que decisões e atividades sejam executadas no mesmo sistema. A integração entre as OS e o setor financeiro é uma dessas possibilidades, onde o histórico do veículo do cliente pode ser anexado ao pagamento, por exemplo.

Vale ressaltar que um software de gestão não beneficia somente as ordens de serviço, mas todas as atividades realizadas no seu estabelecimento. Com ele você também pode emitir notas fiscais, contratos e relatórios.

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