Em muitos setores de uma empresa pode ser necessário ter uma equipe externa. Pode ser um grupo dedicado a uma tarefa específica ou colaboradores que são distribuídos em campo executando diversas tarefas em seu dia-a-dia . Em todo caso, eles possuem uma forma de organização específica.

Quem trabalha com gestão de pessoas sabe como pode ser difícil administrar colaboradores com os quais não se tem contato. Há uma boa chance de que o progresso de cada um se perca de vista, que prazos não sejam respeitados e que as partes simplesmente não se encaixem adequadamente. Por isso, você deve colocar todos os seus recursos em jogo para melhorar o seu gerenciamento.

Para ajudá-lo com essa tarefa, trouxemos aqui 4 dicas rápidas para administrar melhor sua equipe externa. Acompanhe:

1. Tenha planos e prazos determinados

Planejamento é uma das chaves para coordenar qualquer equipe. Mas é ainda mais importante quando se trata de um time com o qual você não tem contato direto. Não existe a opção de passar regularmente nas suas mesas e dizer onde devem focar: todos precisam saber disso de antemão.

Além disso, os prazos também são muito importantes. Equipes que trabalham à distância em algum projeto, podem perder o senso de urgência de certas tarefas. O estabelecimento de metas e prazos ajuda a manter tudo nos trilhos, mesmo quando a comunicação não for tão fácil.

2. Atribua tarefas específicas

A falta de foco pode acabar com a produtividade de qualquer equipe externa. Não saber onde alocar seus esforços e não ter uma lista de prioridades sempre atrasará a entrega de qualquer tarefa. Sem falar na possibilidade de dois ou mais colaboradores cumprirem o mesmo objetivo, causando retrabalho desnecessário.

Para evitar esses problemas, a distribuição de tarefas a partir da gestão de pessoas deve ser consistente e objetiva. Cada membro precisa de uma lista diária de afazeres à qual possa recorrer quando estiver confuso e uma agenda de metas para determinar quais delas são mais ou menos urgentes.

3. Se comunique com todos regularmente

Com a tecnologia atual, já é bem mais fácil se comunicar com uma equipe externa. E-mail, celular, mensagens instantâneas, videochamadas, tudo pode servir como ferramenta de trabalho. Coloque-as em uso com responsabilidade e você sempre saberá em que passo está o seu time.

Não use estas ferramentas como forma de invasão ou vigilância. Você deve confiar na sua equipe para que façam o próprio trabalho. Porém, é bom lembrá-los que eles são parte de uma empresa e de um projeto. Ofereça ajuda sempre que achar necessário e tire suas próprias dúvidas quando precisar.

4. Incentive a dedicação

Uma equipe externa já possui maior dificuldade para se sentir parte de algo. Você terá que se esforçar um pouco para mantê-los motivados ao longo do caminho, especialmente se for um projeto de longo prazo.

Coisas simples, como premiações informais e bônus no pagamento, podem fazer uma grande diferença na produtividade de cada um. Garanta que todos estejam satisfeitos com o que ganharem, pois é isso que irá mantê-los focados.

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