Manter o controle de custo é fundamental para quem gerencia qualquer negócio. Quando as despesas fogem do orçamento ou são descontroladas, geram desequilíbrio financeiro, incorrendo em perdas elevadas e comprometendo o fluxo de caixa.

Quando se tratam de gastos de campo, a gestão dos recursos deve ser ainda mais rigorosa. Principalmente, porque muitas modalidades de empresa têm essas atividades como as mais importantes, a base de geração de sua receita.

É fundamental que as ações dos trabalhadores sejam organizadas, a fim de garantir serviços de alta qualidade aos clientes. Veja, abaixo, 4 dicas para quem tem dificuldades de um controle de custo em campo!

1. Faça da tecnologia sua aliada

A tecnologia móvel é uma grande aliada na gestão de custos de campo, pois acompanha os trabalhadores em sua rotina, favorecendo o monitoramento constante.

As ferramentas tecnológicas móveis apresentam características, como:

• Conectividade: permite o funcionamento 100% offline, efetuando a sincronia dos dados das redes celulares, Wi-Fi e outras;
• Geolocalização: todos os apontamentos e movimentações registram o lugar, e o painel dos sistemas permite o acompanhamento online;
• Usabilidade: as telas e os componentes, para a entrada de dados, são desenvolvidos para facilitar o uso em campo;
• Informações ágeis: a comunicação entre assitência técnica e campo fica mais eficiente, rápida e precisa;
• Análise de dados precisa: essa avaliação permite a melhoria contínua, registrando a data e hora de cada atividade, sem a intervenção do usuário;
• Integração: o software móvel favorece o sincronismo e a associação com o software de gestão de serviço;

2. Entenda quais os gastos gerados pelas equipes externas

Para manter um controle de custo eficiente, é necessário compreender quais são os gastos gerados pelas equipes externas.

Os principais custos gerais das equipes de campo envolvem o planejamento ineficaz, as visitas pouco produtivas e os times ineficientes.

O bom planejamento requer uma análise mais inteligente do negócio, do seu potencial de efetuar vendas, de uma roteirização que contempla os melhores trajetos. Ainda que não seja possível garantir as vendas, o planejamento eficaz avalia as possibilidades de imprevistos e outras dificuldades de campo.

Os técnicos bem treinados procuram definir relações mais duradouras com os clientes, garantindo, assim, que a maioria das visitas seja produtiva.

3. Tenha uma visão mais ampla sobre os custos passíveis de corte

O controle de custo procura analisar quais são os gastos que podem ser cortados, sem prejudicar a qualidade dos resultados, ou seja, o serviço deve continuar sendo bem efetivado.

Seguindo os princípios da Produção Enxuta, isso é perfeitamente possível. Pois, eles priorizam a aquisição/requisição de insumos somente nos momentos necessários, reduzindo os desperdícios.

A finalidade de uma boa gestão de campo é oferecer serviços eficientes, sem a necessidade de gastar demais. Há muitas despesas desnecessárias com as quais as empresas costumam se comprometer, justamente porque não sabem separar os custos necessários e fundamentais, daquelas que não são essenciais, que podem ser reduzidas ou até cortadas em definitivo.

4. Identifique as zonas de atuação

Definindo as zonas de atuação, é possível reduzir gastos e tempo, controlando a escala dos funcionários e assegurando, assim, que as equipes tenham competência para suprir as demandas dos clientes.

O gestor das equipes precisa avaliar o perfil dos técnicos, compreendendo suas competências, preferências e disponibilidades para efetuar a alocação dos recursos. É ideal que cada funcionário esteja trabalhando em sua devida função no momento adequado.

O controle de custo em campo, embora seja mais complexo, torna-se relativamente simples quando se aplicam as estratégias corretas e boas ferramentas tecnológicas.

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