Por que devo centralizar informações no meu negócio?

Nunca se produziu tanta informação no mundo dos negócios. Clientes, fornecedores e funcionários geram enorme quantidade de dados com suas atividades em computadores e smartphones. Nesse cenário, gestores se perguntam qual a melhor estratégia para lidar com esse ativo, e chegam à conclusão de que precisam centralizar informações.

Neste artigo, você vai aprender como funciona a centralização das informações e quais as principais vantagens competitivas que ela oferece para sua empresa.

Qual a diferença entre centralizar informações e decisões?

As corporações mais ágeis e competitivas entendem a importância de descentralizar as decisões. Para oferecer o melhor atendimento aos clientes e reagir às mudanças do mercado, é importante que os funcionários e gestores mais próximos dos problemas tenham poder de decisão para agir.

A centralização de informações, contudo, não é sinônimo de um processo decisório rígido — concentrado na matriz ou no conselho de diretores. Na verdade, centralizar informações pode ser especialmente útil para uma empresa com organograma descentralizado, já que facilita os processos organizacionais e evita retrabalhos.

O que é centralizar informações?

A centralização de informações significa que todo mundo na empresa passa a falar a mesma língua. Consiste em adotar um sistema e uma cultura de trabalho, na qual os colaboradores têm acesso a uma base comum de dados e contribuem para alimentá-la, sistematicamente.

Por exemplo, a equipe de marketing passa a ver métricas do time de vendas e vice-versa. O marketing pode, com mais agilidade, ver quais práticas entregam leads mais qualificados para os vendedores, que podem se planejar melhor ao ver as campanhas de marketing que estão sendo agendadas. Finalmente, o serviço de atendimento ao consumidor pode enxergar com clareza a trajetória do cliente e entregar um atendimento personalizado.

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Quais as vantagens de centralizar informações?

Procure entender na prática algumas diferenças que a centralização de informações vai fazer na sua empresa. Confira algumas vantagens:

Mais agilidade

Com informações centralizadas, sua equipe vai tomar decisões de qualidade mais rapidamente. Os funcionários terão acesso rápido ao registro de atividades de seus colegas de equipe e das outras equipes, e também a informações como o histórico de compras do consumidor ou as reclamações já feitas por um cliente. É o que chamamos de gestão do capital intelectual.

Melhor organização

Apenas entendendo melhor um problema podemos agir para resolvê-lo. Com a centralização de informações, sua empresa ganha uma ferramenta poderosa para corrigir processos organizacionais. Será possível enxergar gargalos, como em quais pontos exatamente uma equipe está sobrecarregada, e unificar procedimentos para evitar retrabalhos. Isso vale inclusive para tarefas à distância.

Aprimorar a segurança

Quando a informação está dispersa em diferentes arquivos e mídias, muito tempo é perdido, refazendo cadastros, bancos de dados e pesquisas. Dessa forma, parte das informações pode ser perdida ou capturada, em pendrives sumidos, e-mails que estavam com funcionários que não trabalham mais na empresa, planilhas salvas em um laptop desativado etc.

Centralizar informações significa que o banco de dados da empresa está unificado. Assim, os funcionários tomam decisões com base no capital intelectual comum e existe menos risco de perder esses registros.

Centralizar informações é fundamental para organizar melhor as atividades da sua empresa, tomar decisões com agilidade e ganhar qualidade no trabalho. Mas, para isso acontecer, as informações precisam ser visualizadas com facilidade e a equipe deve trabalhar numa cultura que leve a centralização em conta.

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Eric Montana

Formado em Publicidade e Propaganda, amante de livros e um bom café.