Ainda é muito comum que as empresas utilizem o documento em papel para fazer esse registro, mas já estão disponíveis no mercado sistemas digitais para a emissão da ordem de serviço online, que reduz os riscos de perda de informação.

O Gravíttem, por exemplo, ajuda você e a sua equipe a se organizarem e atenderem aos seus clientes com mais agilidade. Continue a leitura e conheça neste post os benefícios da emissão de ordem de serviço online.

A importância da emissão da ordem de serviço

Para os prestadores de serviços, conhecer as informações e as demandas do cliente da forma mais detalhada possível é um grande benefício. É com esses dados em mãos que você ou a sua equipe saberão o que realizar e quais são os prazos para executar todas as atividades contratadas.

Como, neste caso, o desafio-chave é o de gerenciar tantos elementos ao mesmo tempo, a ordem de serviço é uma aliada das empresas, que serve para registrar as informações e administrar, de forma mais cuidadosa, todos os seus clientes.

Com esse documento, você e a sua equipe ganham mais tempo e segurança, além do aumento da produtividade, pois terão em um só lugar os principais dados necessários para executar os serviços, como as datas previstas de início e término, o status de realização e os contatos dos clientes.

Benefícios ao emitir uma ordem de serviço online

Guardar qualquer documentação em papéis deixa o seu negócio vulnerável. Isso porque esse material está sujeito a sofrer danos ou, até mesmo, a se perder em meio a outras informações ou com o transporte pela equipe. Passar por essa situação não é bom para você, que não saberá o que deve fazer ou o que já foi executado, e para o seu cliente, que com certeza ficará insatisfeito com a falta de cuidado e compromisso por parte da sua empresa.

Uma possibilidade de eliminar esse problema é a emissão da ordem de serviço online, que pode ser automatizada e armazenada em nuvem. Separamos para você alguns outros benefícios da adoção de ferramentas online para ajudar nessa importante etapa para a sua empresa.

01. Organização da agenda

Ter clareza sobre todos os serviços que você e a sua equipe precisam realizar no curto e no longo prazos é um dos fatores que mais contribui para a entrega do resultado final dentro do prazo estabelecido com o cliente. Com uma ordem de serviço online, você tem mais praticidade para organizar a agenda de cada funcionário de acordo com o surgimento de novas demandas.

Assim, é possível visualizar quais ordens de serviços estão em aberto e agendá-las. Você também ganha maior controle sobre cancelamentos ou remarcações de serviços, seja a pedido do cliente, seja por algum problema interno.

02. Acompanhamento e gerenciamento em tempo real

Com um sistema online e automatizado, é possível acompanhar o status de todos os serviços que estão sendo executados, tudo em tempo real. Basta conectar-se à Internet para atualizar a ordem de serviço e permitir que todos tenham acesso às informações sobre o andamento do serviço ou, até mesmo, de novas solicitações dos clientes.

Alguns sistemas permitem que você acesse as ordens de serviços, até mesmo, pelo smartphone ou tablet, o que é uma excelente opção para os negócios cujas equipes precisam se deslocar para realizar o serviço fora da sede da empresa.

03. Previsibilidade de receita

Manter as ordens de serviços atualizadas em tempo real são um ponto positivo também para o setor financeiro da sua empresa, que consegue ter uma maior previsibilidade de quais serão as futuras entradas, baseado nos registros e prazos estabelecidos com os clientes, e preparar o fluxo de caixa de forma mais precisa.

04. Relacionamento com o cliente

Inúmeras novidades tecnológicas estão sendo implementadas para melhorar a experiência do cliente e o uso de uma ordem de serviço online é uma delas. Isso porque há a possibilidade de o cliente receber as informações que precisa por e-mail. Ou seja, ele não precisa mais ficar guardando papéis ou uma nota fiscal, já que ambos podem ser armazenados de forma online.

05. Redução de erros

O preenchimento manual de ordens de serviços também pode ser um problema se a informação estiver ilegível: o prestador de serviços pode não conseguir ter certeza sobre o que foi escrito e, até mesmo, não ser capaz de executar a tarefa atribuída a ele. Com a ordem de serviço online, não há esse problema, pois todos os dados são inseridos digitalmente e têm fácil leitura.

Escolha um sistema de ordem de serviço online

Ao fazer a escolha de um sistema de ordem de serviço online, é preciso pesquisar se ele consegue oferecer todos os benefícios listados anteriormente, principalmente a possibilidade de sincronização com a agenda, com todas as execuções e entregas, e a integração com o setor financeiro para agilizar a troca de informações sobre recebimentos e pagamentos.

Ter mais tempo para atender a seus clientes com mais qualidade e ganhar vantagens competitivas no mercado são alguns dos desejos de quem trabalha na área. Como você viu até aqui, a emissão de ordem de serviço online torna possível esses ganhos e, ainda, ajuda a aumentar a produtividade da sua empresa para que o negócio atinja melhores resultados financeiros.

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