A gestão da qualidade há muito não se limita apenas ao produto em si. Ela faz parte do conjunto sistêmico dos processos internos inter-relacionados que circundam a organização. Assim inúmeros controles de processos, indicadores de desempenho, auditorias de qualidade, pesquisas por amostragem e ações corretivas foram desenvolvidos.

O problema é que muitos desses controles ainda são feitos de forma rudimentar, como em planilhas. E é isto que compromete os resultados do gerenciamento e a própria gestão da qualidade.

Mas como mudar essa realidade com software e otimizar ainda mais os controles internos?

O SaaS (Software as a Service ou, em português, software como serviço) é um sistema que permite que você tenha acesso aos mais importantes aplicativos do mercado, sem a necessidade de gastar tanto com infraestrutura.

Em vez disso, paga-se apenas uma mensalidade para ter acesso ao sistema alocado em nuvem, incluindo suas atualizações, seu suporte e o devido treinamento.

1. Rapidez no acesso aos dados

Bons softwares possibilitam um armazenamento ilimitado em banco de dados e a aquisição apenas dos módulos que realmente interessam a empresa. Além disso, permite que você acesse as informações que precisa de qualquer hora e lugar, com segurança e sem a necessidade de instalações.

Esta flexibilidade extrema é uma característica que certamente potencializará seus resultados e garante muito mais rapidez.

Ao invés de perder longas horas pesquisando dados na base das planilhas manuais, ter um moderno software de gestão deixa o trabalho mais rápido e produtivo.

2. Integrações com ERP

Os melhores softwares são totalmente integráveis ao sistema de gestão empresarial (ERP) da organização. Isto elimina retrabalhos para quem ainda faz controles em planilhas e tem a árdua missão de transferir manualmente as anotações para outros sistemas.

Se um gestor precisa acompanhar todos os indicadores da empresa manualmente, esta não será uma tarefa das mais fáceis. Primeiro, porque provavelmente terá que contar com a análise de inúmeras planilhas e abas. E sabemos que analisar informações espalhadas em diversas fontes pode atrasar ainda mais o trabalho.

Outro ponto a ser considerado: a probabilidade de encontrar dados desatualizados e comprometer a análise de indicadores também será alta.

3 . Controles mais eficientes

As principais vantagens do controle incluem a redução de custos, fortalecimento da marca, fidelização de clientes e aumento da produtividade. Estamos falando aqui sobre itens essenciais à sobrevivência da empresa, que, portanto, devem ser analisados com prioridade, cuidado e investimento em melhorias.

O controle de ações e prazos torna-se mais preciso, afinal, em caso de ineficácia ou abertura de novo registro o próprio sistema notifica automaticamente o responsável para cumprimento da tarefa.

Já com o controle manual não permite tamanha facilidade. Se for avaliado que a ação é ineficaz e que será preciso abrir um novo registro é você quem deve comunicar e atualizar tais informações diretamente com o responsável por meio dos canais da empresa. E quando a comunicação não é centralizada a probabilidade de ruídos nesse processo torna-se muito maior.

4. Proteção à integridade dos dados

Pense nos documentos da sua empresa, organizados manualmente. Como manter as informações atualizadas? Como realizar o controle de acesso, cópias ou revisões, se não há eficiência na proteção e integridade dos dados?

Planilhas não oferecem a segurança adequada que uma organização precisa. Mesmo o recurso de senha para acesso restrito a dados estratégicos pode apresentar falhas para recuperação.

Em um software é possível realizar de forma segura toda a gestão do fluxo de informações. Assim você controla permissões de acesso para grupos de usuários específicos e acompanha quem visualiza e edita informações.

Outra vantagem é que um software aloca seus dados em nuvem, protegendo-os por meio de sistemas criptográficos semelhantes aos usados por instituições financeiras.

5. Aumento da produtividade

Controles mais claros, acesso mais rápido e tomada de decisões mais assertivas. Todas essas consequências vindas do uso de softwares culminam no aumento da produtividade e no alcance do nível de excelência que sua empresa busca atingir.

Ao invés de procurar informações em diversas fontes, notificar cada integrante da equipe manualmente, o próprio sistema agiliza seu trabalho. Você conta com um ambiente centralizado que otimiza processos, delega responsáveis para cada tarefa e os notifica automaticamente, e controla prazos de entrega.

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Resumo do Google: Listamos 5 razões pelo qual é fundamental a modernização dos processos da qualidade, com um software, ao invés de controlar as informações com planilhas.