A ordem de serviço é um documento essencial, auxiliando no pontapé inicial de qualquer prestação de serviços. É importante em várias situações de um negócio, seja quando vende um serviço ou o requisita, como no caso da manutenção.

Esse documento não é uma grande novidade para quem trabalha no setor de serviços, mas é um tema que com certeza carece de discussão. Isso porque, na maioria das empresas, a ordem de serviço é gerenciada como era há 30, 40 ou mesmo 50 anos atrás.

Por exemplo, ainda é muito comum que as empresas utilizem o documento em papel para fazer esse registro.

Mas você sabia que já existem no mercado sistemas digitais para a emissão da ordem de serviço online, que reduz os riscos de perda de informação? Continue a leitura para saber mais!

O que é ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é um documento formal que descreve o trabalho a ser realizado para um cliente. Ele autoriza e direciona uma empresa ou um grupo de profissionais a desempenhar determinada tarefa.

Na prática, é uma solicitação de serviço que foi aprovada e que contém a descrição de tudo que compõe a entrega.

Para que serve a ordem de serviço?

A ordem de serviço serve como uma forma de formalizar e documentar um trabalho a ser realizado. Trata-se de um instrumento importante para registrar informações sobre cada serviço efetuado, ajudando o financeiro a compreender os custos, bem como à diretoria a compreender o desempenho do negócio.

É um documento capaz de centralizar dados, o que melhora e torna mais segura toda a administração dos indicadores financeiros.

Um dos principais aspectos ligados a ordem de serviço é a sua capacidade de profissionalizar a gestão de uma empresa prestadora de serviços. Afinal, quem lida com esse mercado sabe a importância da documentação.

Quando deve ser emitida a ordem de serviço?

Nas empresas que prestam serviços, a ordem de serviço é normalmente emitida após a negociação ser fechada (quando o pagamento é efetuado) e o pedido de venda ser cumprido. Normalmente, é entregue a um profissional ou equipe responsável pelo trabalho.

Por meio dele, você pode organizar as tarefas a serem desempenhadas, a ordem de prioridade do trabalho a ser realizado, bem como centralizar as informações pertinentes.

Desse modo, no momento em que o profissional ou equipe responsável vai a campo para realizar o serviço, eles se guiam pela ordem de serviço. Ela vai ajudá-los a entender quais materiais, passos e particularidades do serviço, ajudando a aumentar a eficiência das entregas.

A importância da emissão da ordem de serviço

Para os prestadores de serviços, conhecer as informações e as demandas do cliente da forma mais detalhada possível é um grande benefício.

É com esses dados em mãos que você ou a sua equipe saberão o que realizar e quais são os prazos para executar todas as atividades contratadas.

Como, neste caso, o desafio-chave é o de gerenciar tantos elementos ao mesmo tempo, a ordem de serviço é uma aliada das empresas, que serve para registrar as informações e administrar, de forma mais cuidadosa, todos os seus clientes.

Com esse documento, você e a sua equipe ganham mais tempo e segurança, além do aumento da produtividade, pois terão em um só lugar os principais dados necessários para executar os serviços, como as datas previstas de início e término, o status de realização e os contatos dos clientes.

Benefícios ao emitir uma ordem de serviço online

Guardar qualquer documentação em papéis deixa o seu negócio vulnerável. Isso porque esse material está sujeito a sofrer danos ou, até mesmo, a se perder em meio a outras informações ou com o transporte pela equipe.

Uma possibilidade de eliminar esse problema é a emissão da ordem de serviço online, que pode ser automatizada e armazenada em nuvem.

Separamos para você alguns outros benefícios da adoção de ferramentas online para ajudar nessa importante etapa para a sua empresa:

• Integração do negócio;
• Organização da agenda;
• Acompanhamento e gerenciamento em tempo real;
• Previsibilidade de receita;
• Relacionamento com o cliente;
• Redução de erros;
• Acesso ao histórico de atendimento;
• Redução do uso de papel;
• Agilidade e mobilidade;
• Controle de tempo;
• Adequação à legislação.

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