Todo negócio precisa lidar com um grande número de documentos de diversas naturezas: são contratos de venda, contratos de trabalho, contas de água e luz, guias de impostos e muitos outros.

Para administrar essa infinidade de papéis, é necessário buscar o auxílio de métodos mais eficientes e usar as ferramentas mais apropriadas.

A gestão de documentos cuida exatamente disso, ela cria processos que garantem o controle e o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, considerando sua categoria e suas recomendações de manuseio.

Conheça nesse artigo 5 dicas de como fazer o gerenciamento dos arquivos da sua empresa.

1. Separe de acordo com o uso

Elabore uma lista ou tabela para gerir os documentos com mais facilidade, classifique aqueles que: devem ser guardados em formato físico, podem ser armazenados digitalmente e aqueles que não precisam ser guardados após a utilização ou digitalização.

2. Organize a guarda física dos documentos

Reúna os documentos num único lugar: retire os menos usados de mesas mal acondicionadas. Separe uma sala com arquivos e elabore uma forma de simplificar os documentos e pastas (por data e ordem alfabética).

3. Considere a validade

Nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre. Além disso, fazer o descarte de parte dos arquivos é uma prática necessária para garantir espaço e permitir que o acesso rápido aos que realmente importam. Porém antes de descartar, deve-se levar em conta a validade de cada tipo de papel.

4. Políticas claras de uso dos arquivos

A padronização de processos é a base para o sucesso de qualquer gestão. Definir regras claras para a utilização e o transporte de documentos é uma maneira inteligente e segura de garantir o andamento das atividades e evitar riscos, como danos ou extravio dos arquivos.

Dentro das normas de uso dos documentos, estipule quais deles podem ser acessados por todos e quais devem ter acesso restrito.

5. Tenha uma caixa de entrada

Para impedir que a desorganização e a bagunça retornem ao local de trabalho com o passar do tempo, é necessário desenvolver o hábito de checar os novos documentos e analisar se é viável guardá-los.

Para esse fim, é essencial que você utilize uma caixa de entrada para recolher todos os documentos que chegam e, a partir disso, fazer a verificação do que deve ser feito com cada um deles.

Você pode contar com o auxílio do Gravíttem, um sistema eficaz que gerencia seus processos internos e mantém tudo centralizado.

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