Você sente que gasta um tempo enorme em reuniões que não levam a nada, mas ao mesmo tempo não consegue imaginar uma forma de se livrar delas? Fazer reuniões produtivas é realmente um desafio.

Reuniões são uma faca de dois gumes, tanto podem não levar a lugar algum — quando são improdutivas e sem foco — quanto podem agilizar a resolução de um problema, já reunindo todo mundo em uma sala para discutir uma questão específica.

Se você deseja colher somente os benefícios que as reuniões podem trazer, sem correr o risco de transformá-las em uma perda de tempo, veja a seguir as nossas cinco dicas de como torná-las mais produtivas.

1. Preparação

Fazer de uma reunião algo produtivo já começa na sua preparação. É importante definir uma pauta, focando em questões específicas que precisam ser discutidas. Ela também servirá de guia para não deixar a discussão sair pela tangente e perder o foco.

Além disso, é importante avaliar qual será o tempo adequado ao assunto que será discutido para que a reunião consiga atingir o seu propósito. Se for muito longa ela pode sair do foco e se for curta demais pode não dar tempo de resolver nada.

2. Convocação

É preciso convidar apenas as pessoas que devem ou podem contribuir com o assunto a ser discutido. O convite da reunião já deve conter todas as informações relevantes para os participantes. Incluir a pauta e qualquer material de referência que será abordado ou discutido é uma forma de garantir que todos cheguem preparados.

3. Condução

Durante a reunião é importante seguir a pauta, se ater à agenda programada e monitorar o tempo para não deixar passar do programado. Para auxiliar nessa organização, deixe visível os temas que serão abordados na reunião e o tempo previsto para cada tema.

Uma boa maneira de manter o foco na pauta é sempre fazer uma ata do que está sendo discutido. Se surgirem novos tópicos, ou se algum deles exigir uma discussão mais aprofundada, registre também esses pontos para dar continuidade em uma outra reunião.

4. Conclusão

Outro ponto importante para não sair da reunião com a sensação de que não serviu para nada, é fazer sempre uma conclusão no final. Ou seja, retomar brevemente os pontos que foram discutidos, as sugestões que foram levantadas e as ações determinadas.

Assim, todos podem sair com uma visão clara de quais foram os resultados da reunião. E aproveite para cobrir os próximos passos — se só acompanharão as ações definidas, ou marcarão novas reuniões, com que frequência e assim por diante.

Mostrar que o propósito da reunião terá uma continuidade é uma maneira de garantir a motivação dos participantes, que verão que aquele tempo foi gasto com algo produtivo.

5. Resultados

E por falar em continuidade, nada torna uma reunião mais produtiva do que vê-la gerar resultados. Fazer o acompanhamento das ações que foram listadas na ata é a melhor forma de garantir os frutos desse encontro.

Se marcou um encontro para resolver um problema, ou gerar novas ideias de melhorias, garanta que tudo o que foi discutido seja acompanhado de alguma forma. A reunião mais improdutiva é aquela que gera uma série de ideias, porém, nada é feito em relação ao que foi discutido.

Uma reunião não vai gerar resultados a menos que ela já tenha um objetivo claro desde o início. E é preciso ter esse propósito em mente na hora de decidir se precisa realmente marcar um encontro ou não com os colaboradores.