Não podemos negar que a tecnologia impacta a nossa vida diariamente. Algumas profissões foram completamente replanejadas e outras novas surgiram. E toda essa modernidade pode proporcionar economia e trazer mais espaço no escritório. Um exemplo é a ordem de serviço digital.

Neste texto, vamos abordar os seguintes aspectos:

• O que é uma ordem de serviço digital;
• Como eliminar custos;
• Quais são os benefícios;
• Formato de acesso;
• Importância de se ter um histórico da ordem de serviço;

Se você tem dúvidas sobre os tópicos citados acima, continue com a gente.

O que é uma ordem de serviço digital

Uma ordem de serviço é um documento. Para os prestadores de serviço, é um documento essencial no qual informa quais tarefas foram feitas, número de identificação, nome do cliente, data, peças trocadas. Ou seja, traz todo o histórico de atendimento. É possível que haja a necessidade de consulta posterior a emissão, após um tempo da execução do serviço.

Como eliminar custos

A melhor maneira de eliminar os custos de impressões dos blocos de ordem de serviço é uma só: aderir a tecnologia! É uma ótima forma de ter todas as informações da ordem de serviço de maneira digital. Assim, você elimina o fluxo de papéis e agiliza o dia-a-dia.

Por meio de aplicativos, já existe a possibilidade de incluir fotos, os formulários, a conclusão do serviço e também a assinatura do cliente. Ou seja, tudo o que era físico, será compilado em um único arquivo. O papel carbono e a imensidão de arquivos com ordens de serviço são eliminados. Mas, as informações contidas nesses documentos são arquivadas em nuvem.

Quais são os benefícios

Além do espaço físico e garantir um ambiente mais agradável e limpo, com a ordem de serviço digital:

Não há necessidade de fazer controle sobre quando pedir a impressão de novos blocos de ordem de serviço. Isso elimina também gastos com gráficas e papelaria;

Haverá mais espaços liberados, pois não será preciso mais arquivar papéis, pastas, planilhas. As salas terão mais espaços, o que irá proporcionar um ambiente mais agradável, e claro, com menos acúmulo de poeira;

Você encontra a ordem de serviço que desejar com apenas um clique. Basta digitar o número da ordem, nome do cliente, ou qualquer outro dado que possibilite o sistema a identificá-la;

Quando um cliente ligar pedindo determinada informação, não será preciso levantar da cadeira para ir até a estante, pesquisar em qual pasta estará o documento. Além de deixar o cliente esperando, você perderá um tempo precioso com essa demanda.

Todos sabemos que gestores de equipes externas têm uma alta carga de atribuições ao longo do dia. E perder tempo procurando ordem de serviço é algo que não faz mais parte da realidade desse profissional.

Formatos de acesso

Existem softwares que integram um programa utilizado pelo gestor com aplicativo instalado em celulares de técnicos prestadores de serviços. Esse aplicativo tem diversas funções, entre eles, emitir a ordem de serviço digital ao técnico que prestará o serviço. Ou seja, não há necessidade de idas até a sede da empresa para saber onde será o próximo atendimento. Nessa ordem estará todo o processo de trabalho. Ainda, permite o cliente fazer uma avaliação do serviço, logo após o término da visita.

Importância de se ter um histórico da ordem de serviço digital

Tenha todo o histórico de serviços realizados no cliente na palma da sua mão. Entenda a frequência dos chamados e veja no detalhe todos os acontecimentos da realização do serviço. Você terá visibilidade de todas as ações, horários e localizações exatas dos eventos ocorridos. Isso lhe permitirá entender o comportamento, realizar auditorias e principalmente responder questionamentos dos clientes com segurança.

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