Gestores de equipes de campo enfrentam diversos desafios no agendamento e despacho das ordens de serviço durante o dia e muitas empresas ainda não contam com sistemas eficientes para realizar esse tipo de gerenciamento. Isso afeta diretamente a produtividade das equipes externas.

Um bom planejamento e agendamento de serviços garante que seu time em campo consiga realizar os serviços de acordo com a melhor rota e realizem as atividades na ordem certa e qualidade desejada.

Veja a seguir 4 dicas para quem deseja agendar e despachar ordens de serviço para o time de campo.

1. Crie uma estratégia de organização do seu time em campo

O agendamento de serviços de campo envolve a determinação de quantas pessoas em campo serão necessárias, se serão contratados freelancers para realizar os serviços, se precisará delas em período integral ou somente para serviços específicos, etc. Pode parecer simples realizar um agendamento de serviço, isso se ninguém faltasse e os funcionários estivessem disponíveis 24 horas por dia, mas na realidade isso nunca acontece.

Por isso, criar uma estratégia para organização do time de campo é essencial.

Comece mapeando o seu quadro de funcionários, separe-os por rota, especialidade, tempo disponível para trabalho, do modo em que você preferir e se adaptar melhor a sua empresa.

Monte um processo de priorização de agendamento de serviços e depois acompanhe os resultados de seu primeiro planejamento. Teste por um período e avalie se é necessário realizar mudanças, como realocação do time, mudanças na rota de atendimento, etc.

Para complementar, crie uma política interna que reforce a importância de seu time avisar com antecedência possíveis viagens, faltas, procedimentos médicos, etc. Isso irá te ajudar a ter mais previsibilidade em sua operação.

2. Automatize o planejamento e despache das ordens de serviço

O primeiro passo para a automação dos processos é preparar a equipe para essa transformação. Provavelmente sua equipe está acostumada com o papel e passar todas as atividades para um sistema pode gerar algumas dificuldades.

Apresente a ideia para a equipe e mostre como isso será benéfico para ambas as partes. Além de deixar o processo mais organizado e manter todas as informações armazenadas na nuvem, a equipe de campo tem a certeza de que seu trabalho está sendo visto pelos gestores e os gestores tem a certeza de que os serviços estão sendo feitos de forma adequada.

Para automatizar esse processo será necessário usar um sistema de interface web/mobile, em que o time utilizará o celular para registrar as visitas e o gestor visualizará em tempo real o que acontece pelo sistema web.

3. Defina o que você quer controlar na operação e escolha um software que possua sistema de indicadores

Não basta acompanhar em tempo real os serviços feitos, e ter um bom planejamento e envio de ordens de serviço. É preciso analisar a operação de forma sistêmica, ou seja, acompanhar indicadores de performance e manter uma base de dados sólida para auxiliar na tomada de decisão.

Por isso, antes de iniciar o processo de automação, tenha em mente quais indicadores deseja monitorar, assim o processo de implementação do sistema será mais fácil.

4. Envie mensagens aos clientes para evitar cancelamentos de última hora

Se um cliente cancelar o pedido de serviço em cima da hora, seu planejamento pode ir por água abaixo. Por isso, é muito importante garantir a confirmação de serviços com seus clientes.

Ao criar uma ordem de serviço você pode enviar um e-mail de confirmação para o cliente, e assim que ele confirmar você ativa a ordem de serviço para o time em campo.

Organizar a operação de campo pode ser um desafio sem as ferramentas certas. Por isso, invista sem medo, pois os resultados de produtividade comprovam a eficácia dos softwares para gerenciamento de equipes de campo.

Além de escolher um sistema que atenda todas as necessidades de sua empresa, é necessário escolher um fornecedor que tenha uma equipe de suporte altamente preparada.

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