“Essa reunião poderia ter sido um e-mail”. A frase que ficou famosa no mundo corporativo é uma menção às reuniões improdutivas, que parecem ser uma perda de tempo para seus participantes. Num mundo que exige cada vez mais eficiência e agilidade de resposta, ninguém gosta de ter a impressão de ter desperdiçado alguns valiosos minutos.

Se você costuma conviver com essa sensação frequentemente e gostaria de tornar suas reuniões mais produtivas, não se preocupe. Há algumas medidas que podem ser tomadas para que esses encontros, mesmo que a distância, sejam bem-sucedidos e eficazes.

A seguir, apresentamos algumas dessas ações, que vão desde o planejamento das reuniões até o follow up destes encontros. Basta um pouco de organização para que ninguém sinta mais que teve o tempo desperdiçado!

Ações para tornar as reuniões em home office mais produtivas

Seja presencialmente ou em trabalho remoto, as reuniões tendem a ser improdutivas quando não há um objetivo claro, tampouco um planejamento prévio. Entre as principais causas para a sensação de perda de tempo nesses encontros estão:

• A falta de pontualidade, causada por atrasos acidentais ou recorrentes;
• Falta de planejamento;
• Falta de foco nas discussões;
• Ausência de um gestor para orientar os momentos de fala;
• Presença desnecessária de algum participante;
• Tópicos inconclusivos.

Especialmente o último ponto é a principal causa para a percepção de que houve desperdício de tempo numa reunião. Afinal, o que traz a sensação de que um encontro foi produtivo é sair dele com alguma solução para o problema apresentado ou a definição de próximos passos a respeito do tópico discutido.

Portanto, todas as ações para tornar as reuniões mais produtivas devem ser tomadas com o foco em como levar a uma solução. Contudo, esse caminho não é construído apenas durante a reunião. Sua pavimentação vem desde a análise se é realmente necessário fazer uma reunião para abordar o assunto em questão.

Se você já tem a certeza de que trocas de e-mails ou outras formas de comunicação não serão suficientes, o próximo passo é se preparar adequadamente para a reunião. Nesse caso, é importante seguir estas ações:

Defina um objetivo claro

Antes de convidar qualquer pessoa para uma reunião, tenha clareza de qual é o objetivo daquele encontro. Isso é primordial para que os próximos passos sejam bem-sucedidos.

Seja uma reunião para definir quais passos devem ser seguidos num projeto, para avaliar o desenvolvimento de alguma ação ou já na fase de apresentação de resultados, é importante que o objetivo daquele evento esteja claro. Caso contrário, há espaço para uma alta tendência de improdutividade.

Prepare o que precisa ser definido

Uma vez que o objetivo está definido e claro, o responsável pela reunião deve preparar tudo o que precisa ser analisado no evento e avaliar o tempo a ser gasto em cada uma dessas etapas.

Portanto, deve haver espaço para a contextualização do assunto e a definição de quais pessoas devem ser ouvidas para chegar à melhor solução.

Você pode solicitar que os participantes da reunião façam tarefas prévias. Assim, diminuirá o risco de alguns passos seguintes se tornarem inviáveis porque um pré-requisito não foi realizado.

Convide somente quem é imprescindível

Quase todas as pessoas já foram convidadas para uma reunião em que tiveram a sensação de que sua presença era dispensável e, portanto, perderam tempo. Para evitar que isso aconteça, é essencial analisar quem deve participar daquele evento.

Reuniões com menos pessoas tendem a evitar a perda de foco e facilita que as pessoas se expressem da melhor forma.

Mas lembre-se de todos que precisam estar presentes para alcançar o objetivo que foi traçado lá no início. A ausência de um decisor é mais um fator que torna uma reunião improdutiva.

Avalie a necessidade de apresentações e recursos visuais

Para uma reunião ser produtiva, é imprescindível que todos compreendam claramente qual é o problema e quais passos serão tomados para chegar a uma solução. Por isso, o uso de recursos visuais pode ser um bom caminho para que todos consigam ter uma visão do tema abordado.

Caso a discussão preveja a abordagem de números, é recomendável que haja a preparação de gráficos para facilitar a compreensão.

Em contrapartida, evite que as apresentações tornem as reuniões engessadas e sem espaço para que pontos importantes surjam espontaneamente. Mantenha abertura para a criatividade. A partir dela, tendem a surgir as melhores soluções.

Defina prioridades

Muitas vezes, o tempo de uma reunião será insuficiente para abordar todos os assuntos. Assim, é importante definir prioridades. Para isso, podem ser seguidos estes critérios:

• Urgência: assuntos de alta importância devem ser priorizados;
• Abrangência: o ideal é tratar de assuntos relevantes para o maior número possível de pessoas;
• Agilidade na solução de pequenos problemas: solucionar com rapidez questões de menor importância deixará mais tempo para temas mais relevantes;
• Pertinência: tópicos que não sejam relevantes para a maioria das pessoas devem ser deixados para outras reuniões com menos participantes.

Mantenha o foco

Uma das principais causas para uma reunião ser improdutiva é a perda de foco. Por isso, o objetivo inicial deve estar claro. Com ele bem definido e alinhado com todos os participantes, o responsável pela reunião se sentirá mais confortável para pedir que os participantes não desviem do assunto principal da reunião.

Caso um tema importante surja e esteja distante daquilo que deveria ser tratado inicialmente, é recomendável que ele seja anotado e seja estabelecido um outro momento para ser discutido.

Um bom artifício para interromper a fala de outra pessoa sem causar desconforto é, justamente, lembrar do foco da reunião e indicar que é preciso se preparar adequadamente para abordar outro tema.

Outra recomendação para que o foco não seja perdido é estabelecer um código de conduta, para evitar, por exemplo, que as pessoas passem a usar o celular durante a reunião e não se concentrem na discussão.

Encerre com um follow up

Para uma reunião ser produtiva, é importante que, ao fim dela, todos os tópicos sejam “amarrados” e haja uma conclusão. É importante analisar se o objetivo foi alcançado ou se ainda há alguma pendência.

É recomendável que todos os tópicos sejam anotados, com a inclusão de quais serão os próximos passos e um cronograma. Dessa forma, todos terão clareza do que deve ser feito a partir daquele evento.

Especialmente em reuniões em home office, uma boa ação é enviar um e-mail com todo esse relatório para os participantes, formalizando o que foi discutido e o que deve ser feito.

Entre todos os tópicos que abordamos aqui, é importante testar diferentes formatos para entender de qual maneira as reuniões trazem mais eficiência para todos.

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