Fazer reuniões melhores pode ser uma boa forma de aumentar a produtividade e acabar com a perda de tempo que esse tipo de evento costuma indicar na agenda do dia. Confira alguns caminhos para tornar esses encontros mais prazerosos para todo mundo.

1. Faça uma pauta

Muitos assuntos, muitos detalhes… Rever projetos anteriores pode ser uma necessidade de toda a equipe ou de um dos seus membros. A liderança deve ter esse papel de definir por ordem de importância quais os pontos prioritários e acatar propostas de outros pontos.

2. Envie um e-mail a todos com antecedência

Adiantar os principais pontos de pauta faz com que as pessoas já pensem no assunto e tragam propostas mais amadurecidas ao momento da reunião. Também é uma oportunidade para a equipe acrescentar pontos esquecidos que podem ser resolvidos rapidamente.

3. Prepare seus argumentos

Se você já sabe sobre o tema da reunião, faça sua lista de questões, sugestões, argumentação para defender uma ideia. Se possível, coloque em um PowerPoint para dar maior visibilidade a todos. Seja bastante objetivo.

4. Defina um horário de duração

Todos temos mil tarefas além das reuniões! Definir o tempo de duração de uma reunião ajuda na condução da conversa contribuindo para sua agilidade. Colocar um relógio ou cronômetro visível a todos pode ajudar a não dispersar os assuntos.

5. Café e comidinhas

Dependendo do horário da reunião, um biscoitinho, um café ou mesmo suco podem ajudar no clima de colaboração. Com estômago roncando ninguém é produtivo! Além disso, quitutes criam um clima de confraternização.

6. Saiba ouvir

Você pode estar muito ansioso para apresentar sua proposta ou contrapor um projeto, mas tenha calma! Respire, deixe o outro acabar sua exposição, escute com atenção. A ansiedade pode impedi-lo de ouvir respostas às suas dúvidas.

7. Aproveite a diversidade

O ser humano é um bicho esquisito. Tendemos a gostar muito de pessoas que pensam como nós e, com isso, perdemos a oportunidade de conhecer ângulos diferentes. Deixe o preconceito de lado e coloque as orelhas em pé! Boas ideias podem vir de uma observação de quem você menos espera. Não por acaso, as empresas têm procurado diversificar sua equipes: elas enriquecem os projetos.

8. Faça uma ata

Esqueça a ata da reunião do condomínio! Ata, aqui, significa anotar todas as ideias em aberto; quem se responsabilizou por cada parte do projeto, datas, prazos e metas. Tudo deve ser anotado e enviado para todos depois, com a gentileza de pedir para conferir se tudo o que foi conversado está contemplado na ata. É muito bacana que essa ata seja uma ferramenta de gestão de projeto, para avaliar o que está em andamento, está dando problema ou já foi terminado.

9. Humor na medida certa

Um tempero de bom humor relaxa a tensão e abre os poros da boa vontade para uma boa reunião. Pode ser uma imagem criativa no seu PowerPoint, uma história contada por quem vai dirigir a reunião no início ou mesmo um vídeo do YouTube no final. Claro, tudo isso tem que ter a ver com o assunto, o tema ou a área do seu trabalho. Ser bem humorado não quer dizer que você não seja sério. Quer dizer que você é de bem com a vida.

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