Uma das etapas obrigatórias de toda a empresa é a emissão de notas fiscais. Para isso, muitas empresas, inicialmente, optam por um emissor de NF-e gratuito. Essa opção é geralmente tomada a fim de reduzir custos iniciais de negócio e conseguir focar em outras operações da empresa.

Entretanto, conforme a empresa cresce, surgem as limitações dos emissores gratuitos. Restrição na emissão de notas, instabilidade operacional, falta de segurança nos dados, descontinuação dos emissores entre vários outros fatores estão entre alguns exemplos. O que era pra ser a opção mais cômoda acaba gerando várias dores de cabeça, podendo causar um grande prejuízo para a empresa.

A seguir, listamos alguns dos erros mais comuns ao optar por emissor de NF-e gratuito.

1. Falta de segurança

Emissores gratuitos de NF-e, de modo geral, não oferecem total segurança aos seus usuários, principalmente aqueles ligados ao governo. Por não haver um contrato real assinado entre a sua empresa e a empresa fornecedora do sistema, não há medidas legais que possam ser tomadas caso algum problema seja identificado. A instabilidade e a descontinuação são os impasses mais comuns encontrados nos softwares gratuitos.

2. Funcionalidades limitadas

Os emissores gratuitos oferecem apenas o básico para emitir nota fiscal, sem, no entanto, ser capaz de realizar alterações ou vínculos com outras funcionalidades. Desse modo, atrasam todo o fluxo, tendo que realizar as demais funções através de softwares de terceiros.

3. Falta de integração com outros serviços

Além das funcionalidades limitadas, outra questão que atrasa o andamento do fluxo é a falta de serviços e integração com outros softwares. Alguns exemplos são: importação em XML; aceite de outros certificados digitais; portabilidade em dispositivos móveis; entre outros. A integração desses serviços facilitam os processos da equipe, trazendo um melhor resultado para a empresa.

4. Ausência de suporte

Emissores gratuitos geralmente não possuem suporte, ou se possuem, são lentos, limitados e ineficientes. Momentos de falha em um software acontecem a qualquer instante e podem ser causados por diversos motivos. Por isso ter um suporte rápido e preciso, além de uma Central de Ajuda, é essencial para auxiliar os consumidores que estão sendo afetados.

5. Limitação na emissão de NF-e

As pequenas empresas parecem não se incomodar com essa característica, devido ao pequeno número de emissões feitas no software gratuito. Entretanto, conforme a empresa vai crescendo é necessário se adaptar ao momento. Nem sempre o emissor gratuito consegue se adequar às necessidades da empresa.

É necessário então buscar uma solução que atenda a demanda. Nesse caso, é preciso fazer toda a mudança, treinamentos e adaptações para o novo emissor. Por isso, recomenda-se utilizar um software pago desde o começo, pois se torna menos custoso e vantajoso em médio prazo.

6. Falta de controle da gestão

Outro ponto a ser levado em consideração é causado pela falta de todos os outros pontos aqui mostrados. A empresa acaba não possuindo controle preciso sobre todos os processos, seja pela falta de integração, funcionalidades limitadas ou a ausência de suporte apropriado.

No início, pode ser que a empresa não sinta a diferença na falta do controle da gestão. Porém, quando o negócio alavancar e as atividades exigirem uma maior automatização das atividades manuais, o emissor gratuito de NF-e pode acabar deixando a empresa em apuros.

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